Secrétaire indépendante / Assistante de gestion freelance

Secrétaire indépendante / Assistante de gestion freelance

Au sein des petites structures dont elle est souvent la secrétaire unique, voire la seule aide aux dirigeant.es, l’assistante de gestion assure des fonctions :

  • Administratives, commerciales, financières et (pré)comptables.

Aussi, est-elle souvent confondue avec l’office manager.

C’est plutôt un métier du chiffre qui demande des compétences relationnelles et commerciales, mais également de la rigueur et de la technicité.

Les missions d’une assistante de gestion indépendante :

Sous la responsabilité directe de l’entrepreneur.e

🔸 Elle est chargée de la facturation, des devis, du suivi des commandes et des missions, et le cas échéant des relances (devis, factures impayées…)
Mais aussi du renouvellement et du suivi des abonnements et des inscriptions.

🔸 Elle assure le suivi des liens avec les client.es, mais également avec les fournisseurs, la banque, les organismes sociaux et le cabinet comptable (tout ce qui entraîne des flux financiers)

🔸 Elle crée et met à jour les outils de pilotage de l’activité, selon les indicateurs choisis par l’entrepreneur.e

🔸 Elle suit la trésorerie

🔸 Elle s’occupe des notes de frais, prépare et organise le flux des pièces comptables en amont du cabinet.

Pour rappel :

⚠️ Attention à l’exercice illégal de la comptabilité
Une secrétaire indépendante ne peut pas faire d’opération de comptabilité

⚠️ Si votre assistante de gestion freelance peut prendre en charge le suivi des relances, elle ne pourrait vous proposer de recouvrement.
Il s’agit également d’une activité réglementée.

Ceci étant dit, son travail vous permettra certainement d’éviter d’en arriver là.
Et si cela devait arriver, elle ne manquerait pas de vous trouver le bon cabinet de recouvrement et d’assurer la transmission des informations.

Les qualités et compétences d’une assistante de gestion externalisée :

On ne s’improvise pas assistante de gestion.

Forte d’un bac+2 en comptabilité-gestion et/ou de plusieurs années d’expérience sur un poste similaire en entreprise, elle devra connaître les flux financiers et avoir des notions de comptabilité et de fiscalité.

Le calendrier fiscal n’a pas de secret pour elle.
Elle assure sa propre veille sur les évolutions de la réglementation.
Elle saura où chercher les informations, si besoin.

Elle maîtrisera les outils techniques liés à l’exercice de son métier, et notamment Excel, ainsi que les différents logiciels en ligne (facturation, CRM, progiciels de gestion…)

Ses qualités sont la rigueur et l’organisation (elle saura anticiper les échéances et baliser les process internes)

Dans l’idéal, elle aura également des qualités relationnelles lui permettant d’allier :

  • Autorité : notamment dans le cadre de la relance des factures impayées
  • Diplomatie : pour garder de bonnes relations avec vos client.es tout en parlant d’argent

Dans quel cas externaliser ces missions de gestion à une secrétaire indépendante ?

Le recours à une assistante freelance externalisée est tout particulièrement adapté pour les activités exercées par des indépendant.es ou TPE

  • Qui ne disposent pas de locaux adéquats pour accueillir une secrétaire
  • Et/ou d’un volume de travail suffisant pour envisager une embauche
  • Dont l’activité fluctue trop d’un mois à l’autre pour assumer un coût fixe

Les avantages sont ceux d’une secrétaire indépendante :

  • Facilité : vous travaillez dans le cadre d’une relation commerciale contractuelle (devis et facture)
  • Flexibilité : vous ne payez que le travail réalisé, sans engagement sur la durée

Pour rappel :

⚠️ En aucun cas, une assistante indépendante n’aura vocation à se positionner sur un poste qui aurait pu être assuré par une secrétaire salariée.

D’une part, cela relèverait du salariat déguisé et serait passible de sanctions financières et pénales.

D’autre part, cela ne serait pas intéressant financièrement pour l’entrepreneur.e.
La flexibilité, entraînant pour le prestataire des périodes de chômage subi, doit être compensée financièrement par un coût horaire plus élevé que celui d’une secrétaire salariée.

Les conditions de travail d’une assistante de gestion indépendante

Le plus souvent, elle travaille depuis son domicile où elle est équipée de tout le nécessaire pour exercer son métier de manière professionnelle.

Elle pourra avoir à se déplacer dans les locaux de ses client.es, encore que cette prestation puisse la plupart du temps s’effectuer intégralement à distance.

Ses missions seront réalisées via des outils en ligne partagés avec ses client.es (et le cabinet comptable).
Elle pourra être force de proposition sur le choix de ces outils qu’elle connaît bien.

Il est néanmoins fortement recommandé de vous concerter régulièrement

  • Via des rencontres dans vos locaux
  • Via des visioconférences ou des appels téléphoniques

Ses missions sont réalisées sous la responsabilité de l’entrepreneur.e dont elle est le bras droit et en relation avec l’expert-comptable.

Les tarifs d’une secrétaire indépendante spécialisée en gestion :

Comme toutes les secrétaires indépendantes, les tarifs de votre assistante de gestion freelance seront établis par ses soins.
Ils pourront être ajustés à vos besoins et à votre budget, mais pas sans contrepartie.

Ses missions sont le plus souvent rémunérées au temps passé.

Votre assistante freelance assure elle-même sa formation, elle doit prendre ses congés, prévoir (peut-être) des périodes avec moins de missions (c’est le prix de sa flexibilité), garder du temps pour son administratif, sa comptabilité, les imprévus, et pour elle-même…

Elle est professionnelle, flexible, réactive, mais humaine.
Prenez-en soin !

Trouvez votre assistante de gestion indépendante :

Choisissez de préférence une personne près de chez vous :

https://lexiris.fr/?-Recherche-Sur-Site-

Sinon,

contactez-nous !

Les assistantes de gestion freelances à la Une !

✴️ Isabelle COLLIGNON est assistante de gestion freelance près de Thionville (57)

Elle travaille pour des TPE de 0 à 20 salarié.es, de secteurs aussi variés que le BTP, l’électricité, la formation et le conseil…
Ses client.es sont plutôt dans son secteur géographique, mais deux sont situé.es en région parisienne.

Isabelle travaille le plus souvent à distance, bien qu’elle puisse se déplacer ponctuellement pour rencontrer ses client.es ou du classement…

Ses missions représentent le plus souvent entre 10 et 20 heures de travail par mois et par client.e, même si certains mois ou pour certaines client.es cela peut être seulement 2 ou 3 heures…

Il s’agit essentiellement de :

  • Rapprochement bancaire avec les factures fournisseurs, factures clients, chèques, CB…
  • Suivi et relance des factures
  • Suivi de trésorerie
  • Frappe et mise en forme de documents

« Mes client.es sont content.es de mon travail et c’est la clé de ma réussite actuelle. Je pars du principe que, s’illes sont satisfait.es, j’ai bien fait mon travail ! »

Pour en savoir plus > voir la fiche d’Isabelle sur Lexiris.fr

✴️ Olivia DE GOUTTES est assistante de gestion freelance dans le sud de l’Oise (60)

Elle travaille à distance, principalement pour des indépendantes de la formation et du coaching, pour lesquelles elle assure :

  • Le suivi de la facturation de A à Z
  • Le suivi des frais
  • La relation clientèle
  • Les liens avec le cabinet comptable

Ces missions représentent environ 1,5 à 2 jours de travail par mois, en fonction des client.es.

« J’apporte un sentiment de sécurité à mes client.es qui savent que le suivi est assuré, et qu’illes seront prévenu.es au cas où surviendrait quelque chose d’inhabituel. »

Pour en savoir plus > voir la fiche d’Olivia sur Lexiris.fr

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